Wissensverlust kann teuer werden - Wie Sie wertvolles Wissen im Unternehmen halten

Es ist der normale Personalkreislauf: Ein fähiger Mitarbeiter wechselt den Job, nimmt länger Elternzeit, wird krank oder geht in Rente. Mit dem Mitarbeiter geht auch das unternehmenseigene Wissen, doch der Betrieb soll reibungslos weiterlaufen. Was kostet Unternehmen das verlorene Wissen und wie kann der Wissenstransfer gelingen?

Wir erinnern uns zurück: Februar 2006. Aufgrund von Korrosion in einer Pipeline der Ölplattform Prudhoe Bay entwichen knapp 900.000 Liter Öl in das offene Meer. Erst fünf Tage später entdeckte das verantwortliche Unternehmen BP das Leck. Wegen der nötigen Reparaturen konnten riesige Mengen Öl tagelang nicht ausgeliefert werden, so dass Benzin an den amerikanischen Tankstellen knapp wurde. Im Herbst 2006 forderte der Kongress eine Antwort für die Ursache des Vorfalls, die eigentlich nur Kopfschütteln hervorrufen kann: Ein qualifizierter Mitarbeiter mit Spezialwissen hatte das Unternehmen verlassen und sein Posten wurde wegen anderer Prioritäten nicht nachbesetzt. Ein Wissensleck hatte so Millionen Dollar an Schaden verursacht. Das Beispiel der Ölkatastrophe zeigt, dass fehlendes Wissensmanagement richtig teuer werden kann.

Schon kleine Wissenslecks verlangsamen den Betrieb

Das Unternehmen Haufe Lexware befragte Personaler zum Wissenstransfer in Unternehmen. Immer noch erfassen und teilen über ein Drittel der Unternehmen Spezialwissen nicht und verlieren es dadurch. Gerade bei einer hohen Fluktuationsrate kann dies ein Unternehmen lähmen.

Oftmals ist es für die Personaler schwer, nachzuvollziehen, welcher Mitarbeiter welches Wissen hat und was es für das Unternehmen bedeutet. Explizites Wissen lässt sich leicht erfassen: Wo liegt welche Datei oder wie heißt die Kostenstelle? Bei implizitem Wissen wird es schon schwieriger, denn hier geht es um Erfahrung und Zusammenhänge. Da es persönliche Beziehungen einschließt, ist der Transfer von implizitem Wissen eine Kunst, die Unternehmen beherrschen sollten. Es gilt deshalb, dass Wissensmanager in Unternehmen Schlüsselstellen identifizieren sollten: Wer weiß was? Welche Kompetenzen wird das Unternehmen noch benötigen? Um Wissen in Unternehmen zu halten, sollten vor allem drei Instrumente zum Einsatz kommen: 

  1. Nachfolgeplanung und schrittweiser Ruhestand bei identifizierten Schlüsselstellen, um implizites Wissen im Unternehmen zu halten
  2. Arbeitnehmerengagement, um Fluktuation zu minimieren, Wissen und Mitarbeiter an das Unternehmen zu binden
  3. Ein System für das Wissensmanagement, um die Mitarbeiter zum Austausch von Wissen zu animieren, das Wissen zentral zu erfassen und nutzbar zu machen. Die Prozesse sollten dabei einfach und klar sein: Sowohl beim Erfassen, Redigieren und Abrufen von Wissen.

Wissen wirkt motivierend

Besonders der dritte Punkt hat einen weiteren Vorteil: Die Umfrage von Haufe Lexware brachte zu Tage, dass es fast die Hälfte der Befragten stört, wenn Wissen nicht vorhanden oder schwer zu finden ist. Noch ein Drittel wird demotiviert, wenn Wissen innerhalb des Unternehmens nicht kommuniziert wird. Deshalb sehen sich 82 Prozent der Befragten selbst in der Pflicht, ein System für das Wissensmanagement zu betreiben. Das explizite Wissen lässt sich in einem solchen System nach einer individuellen Struktur leicht archivieren. Unter anderem sparen Unternehmen damit viel Zeit bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Die Effizienz steigt. Doch vor allem vermeiden die Unternehmen hohe Kosten, denn durch den Wissenstransfer steigt die strategische Planungsfähigkeit und kostspielige Fehler werden unter Umständen vermieden.

Somit stehen laut Haufe Lexware in Bezug auf den Wissenstransfer die folgenden Punkte auf der Agenda der Personaler in Unternehmen:

  • Mitarbeiterentwicklung (95 Prozent)
  • Prozesseffizienz (91 Prozent)
  • Nachfolgeplanung (88 Prozent)
  • Wissensmanagement (82 Prozent)
  • Employer Branding (66 Prozent)

Wissensabfluss durch den demographischen Wandel

Für das Fachbuch „Lost Knowledge" hat David DeLong Experten zur Bedeutung des Wissenstransfers und Wissensmanagements in Unternehmen befragt. In den nächsten Jahren würde etwa die Hälfte der Bevölkerung in Rente gehen, die mehr als 25 Jahre Berufserfahrung hat. Jede Branche ist davon betroffen. Alle Unternehmen sollten folglich rasch handeln und die drei Punkte umsetzen: Nachfolgeplanung, Arbeitnehmerengagement und Wissensmanagement. Damit lässt sich viel Unruhe im Unternehmen vermeiden, ebenso wie unnötige Fehler, die teuer werden können. Unter dem Strich sparen Unternehmen mit dem professionellen Wissenstransfer bares Geld, denn das Geschäft kann reibungslos weiterlaufen.

Gerade am Punkt Effizienz und Verfügbarkeit von Wissen setzt SABIO mit seiner Lösung für das Wissensmanagement an. Die Lösung macht Ihre Mitarbeiter so klug wie möglich: Durch den einfachen Aufbau arbeitet jeder gerne mit SABIO und Wissen, das sonst in Wikis oder Dokumentenmanagementsystem verstaubt, wird lebendig und steht komfortabel zum Abruf bereit. Dabei integriert sich das browserbasierte SABIO problemlos in Ihre bestehende Software- und IT-Landschaft, was eine kurze und günstige Einführung nach sich zieht. Mit SABIO entsteht eine zentrale Anlaufstelle, in der das gesamte Unternehmenswissen auch in Dokumenten und Grafiken sehr leicht aufzufinden ist. Jeder kann mittels Vorschlagsfunktion sehr einfach zur Verbesserung des Wissens beitragen und so Fehler korrigieren. Redakteure können die Inhalte einfach prüfen, aufbereiten und zielgruppenspezifisch freigeben und kommunizieren. Ob Field-Service- oder Außendienstmitarbeiter: Für den Informationsabruf von unterwegs, können Mitarbeiter, die beim Kunden vor Ort sind, die SABIO App über Tablet oder Smartphone nutzen. Das ermöglicht besten Kundenservice, unabhängig von Ort und Zeit.

Ganz gleich, wie groß Ihr Unternehmen ist: Das Wissen jeden Mitarbeiters, ob aus seinem Kopf, seinen E-Mails oder auf Laufwerken wird mit SABIO erfasst und steht allen berechtigten Kollegen zur Verfügung. Sie müssen Wissen nur regelmäßig erfassen und schon minimieren Sie Kosten, die aus Fehlern und durch lückenhafte Übergaben entstehen. Auch wenn diese Effizienzsteigerung keine eigene Zeile in Ihrer Bilanz hat, gewinnen Sie mit Wissensmanagement einen eventuell entscheidenden Wettbewerbsvorteil.

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